Plateforme de facturation électronique agréée par l’État, adossée au LCL et recommandée par les CDF, Kolecto se prête au jeu des questions/réponses et répond au CDF Mag quant aux questions que se posent les chirurgiens-dentistes à son sujet.
Questions générales
Quelles sont les obligations liées à la facturation électronique ?
La réforme vous impose d’envoyer et recevoir l’ensemble de vos factures dans un nouveau format spécifique, via un logiciel agrémenté par l’État. Kolecto est donc bien une plateforme agréée. Cette réforme sera applicable au 1er septembre 2026. L’ensemble des TPE, PME et des grandes entreprises, auront donc à cette date une obligation de recevoir des factures dans ce nouveau format. Ensuite, viendra s’ajouter à l’obligation d’envoi et de réception, une obligation de e-reporting qui consiste à transmettre à l’administration fiscale les informations qui concernent les achats et les ventes vis-à-vis des particuliers, et ce dès le 1er septembre 2027.
Quel est le calendrier de mise en oeuvre ?
Deux grandes dates sont à retenir. 1er septembre 2026, date depuis à laquelle vous êtes dans l’obligation de recevoir toutes les factures électroniques qui vous sont envoyées par des entreprises de taille intermédiaire et des grandes entreprises (TotalEnergies, Bouygues, etc.). Un deuxième pan de la réforme arrivera un an plus tard à compter du 1er septembre 2027, date à laquelle vous serez dans l’obligation à votre tour d’émettre les factures dans un nouveau format spécifique, les factures électroniques. Également courant 2027, dernière obligation de la réforme avec tout le volet e-reporting qui vous demandera de transmettre de façon simplifiée à l’administration fiscale, la DGFIP, l’ensemble des informations de TVA, donc d’achat et de vente, réalisé auprès de particuliers.
Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-respect de cette obligation, et une période de tolérance est-elle prévue ?
On parle d’une sanction « à la facture ». Une facture qui ne sera pas émise dans le nouveau format, donnera lieu à une amende de 15 €, l’amende maximale annuelle pouvant atteindre la somme de 15 000 €. On peut toutefois espérer que l’administration fiscale fasse preuve de souplesse et de tolérance au début de l’entrée en vigueur de la réforme. Néanmoins, dans le texte de loi, il n’y a pas de notion de tolérance envisagée, et il faudra être obligatoirement en conformité au 1er septembre 2026.
Pourquoi cette réforme a-t-elle été mise en place ?
L’État vise à atteindre trois objectifs grâce à la mise en place de cette réforme. Le premier est d’éviter la fraude à la TVA. Le deuxième est de garantir et de simplifier la gestion administrative de l’ensemble des entreprises sur le territoire. Enfin, la troisième raison, c’est aussi pour être capable de prendre le pouls en temps réel de l’activité économique du pays.
Quel est le rôle de Kolecto dans ce dispositif ?
Kolecto est une plateforme agréée, qui permet aux praticiens de se mettre en conformité vis-à-vis de cette réforme. Kolecto leur permet surtout de gagner du temps administratif. C’est surtout ça, aujourd’hui, la valeur commerciale de Kolecto.
Où sont hébergées les données des utilisateurs ?
Toutes les données sont traitées et hébergées en France. On leur applique une protection maximale, avec en particulier deux normes. Non seulement le RGPD, et en plus, le rapatriement des standards de sécurité bancaire sur l’ensemble des données clients.
Puis-je gérer plusieurs comptes bancaires avec Kolecto ?
Oui, c’est tout à fait possible ! Kolecto est une plateforme ouverte, sur laquelle l’intégration de comptes bancaires est possible. Que vous soyez client LCL, Crédit Agricole, Banque Populaire ou Crédit Mutuel, n’importe quelle banque autorisée en France, vous pouvez rapatrier vos comptes et tous les consulter de façon simultanée sur la plateforme Kolecto.
Qu’en est-il des structures comme les SCM, SCI, SELARL ou autres formes juridiques ?
Toutes ces structures juridiques sont soumises à la réforme. Il est important de se demander si votre structure est assujettie à la TVA. Si c’est oui, la réforme s’applique à vous. Cela inclut les professions libérales notamment.
Où peut-on consulter la liste officielle de ces plateformes ?
La liste des plateformes agréées par l’État est disponible sur les sites publics, notamment impots.gouv.fr, régulièrement mis à jour par la DGFIP. À l’heure actuelle, un peu plus d’une centaine d’acteurs ont été autorisés par l’État pour permettre à leurs clients d’être en conformité vis-à-vis de la réforme.
Existe-t-il un numéro d’assistance ou un numéro vert dédié ?
Il n’existe pas à l’heure actuelle de hotline universelle gérée par l’État. Néanmoins, certains acteurs comme Kolecto proposent leur propre service d’assistance par chat et par téléphone pour pouvoir guider les utilisateurs pas à pas dans les différentes étapes de leur inscription, et l’utilisation de l’outil contact.
Les relations avec son comptable
Comment la plateforme va-t-elle pouvoir se connecter avec notre comptable ?
Kolecto est un outil ouvert, vis-à-vis des banques, mais aussi vis-à-vis des experts-comptables ce qui permet de collaborer avec votre expert-comptable de trois façons.
- vous pouvez l’inviter directement sur la plateforme. Vous renseignez son nom, son prénom et son adresse e-mail. Il dispose alors de son propre espace, dans lequel il peut venir récupérer les différents justificatifs.
- vous pouvez connecter directement la plateforme au logiciel de votre expert-comptable. Dès lors qu’une facture arrive dans votre espace, elle est automatiquement répercutée dans son outil de production. Il dispose ainsi de toutes les informations en temps réel.
- vous disposez de tous vos justificatifs sur la plateforme et pouvez les exporter sous la forme d’un fichier ZIP, conforme au format normé utilisé par les experts-comptables. Il leur suffit ensuite de l’importer dans leur logiciel.
Qui est chargé de gérer la plateforme au sein du cabinet dentaire ?
Ce choix vous appartient. L’outil est collaboratif : vous pouvez tout à fait déléguer tout ou partie des accès, par exemple à votre assistante, qui pourra réaliser certaines tâches administratives pour votre compte.
Si cette gestion est assurée par mon assistante, existe-t-il des tutoriels ou des formations ?
La plateforme de facturation propose un guide pas-à-pas très complet, qui permet à chaque utilisateur de comprendre le fonctionnement de l’outil. Des vidéos explicatives détaillées sont également disponibles pour faciliter la prise en main de la solution et permettre d’en exploiter tout le potentiel.
Mon expert-comptable m’indique que j’aurai des frais supplémentaires si je n’utilise pas sa solution. Est-ce normal ?
Il s’agit de sa politique commerciale, cela n’est absolument pas une obligation légale. Techniquement, la plateforme est conçue pour s’interfacer facilement avec l’environnement et l’écosystème de l’expert-comptable. Cela ne devrait donc pas générer de surcroît d’activité pour lui. Il n’y a, par conséquent, pas de justification technique à une augmentation de ses propres tarifs.
Comment les organismes comme les impôts, EDF ou les fournisseurs se connectent-ils à la plateforme ? Quelles démarches dois-je effectuer ?
Vous n’avez rien à faire. Les fournisseurs se connectent au réseau de facturation électronique et y déposent les factures. Grâce à votre numéro SIREN, la plateforme est capable d’identifier les factures qui vous sont destinées et de les récupérer pour vous les restituer directement dans votre espace.
De nombreuses plateformes deviennent gratuites et certains cabinets comptables ne facturent plus ce service. Pourquoi Kolecto est-il payant ?
Il faut être attentif lorsque l’on parle de gratuité. Plusieurs questions doivent être posées avant de choisir une solution : quelle est sa couverture fonctionnelle ? Combien de factures peut-on envoyer et recevoir ? S’agit-il uniquement d’un outil permettant de répondre à la réforme de la facturation électronique ou propose-t-il des fonctionnalités supplémentaires ?
Kolecto va au-delà de la seule mise en conformité avec la réforme. Elle permet notamment d’agréger ses comptes bancaires, d’effectuer ses paiements de manière simple et sécurisée et de faciliter la collaboration avec son expert-comptable. Ce sont donc tous ces éléments qu’il faut prendre en compte avant de choisir un outil. Le critère de la gratuité doit être apprécié au regard de l’ensemble des fonctionnalités et des services proposés.
Quelle est l’offre de services de Kolecto ?
L’offre de services a d’abord et avant tout pour objectif de répondre aux exigences de la réforme de la facturation électronique. Elle autorise également de connecter et d’agréger les différents comptes bancaires du cabinet, ce qui permet ensuite de réaliser ses paiements et de vérifier ses encaissements de manière simplifiée. Également disponibles, des fonctionnalités destinées à faire gagner du temps dans la relation avec l’expert-comptable.
