Définition
L’employeur participe à ces frais à titre :
- OBLIGATOIRE : abonnement aux transports collectifs ou à un service public de location de vélos (voir la fiche correspondante);
- FACULTATIF : utilisation d’un véhicule personnel – différentes modalités possibles.
L’employeur peut décider de prendre en charge totalement ou partiellement les frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail.
Cela peut notamment prendre la forme :
1. d’une prime transport couvrant tout ou partie des dépenses de carburant (ou des frais d’alimentation d’un véhicule électrique) des salariés sous certaines conditions et limites,
2. d’un forfait mobilités durables (FMD) : lorsque le salarié utilise des modes de transports alternatifs à la
voiture individuelle,
3. d’une indemnité kilométrique calculée selon le barème des « frais professionnels » publié par
l’administration fiscale.
Bénéficiaire
Tous les salariés dans les mêmes conditions (y compris ceux travaillant à temps partiel et les stagiaires). Salarié à
temps partiel :
- temps de travail égal ou supérieur à un mi-temps (17h30) : remboursement dans les mêmes conditions que
les salariés à temps complet. - Temps de travail inférieur à un mi-temps : prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par
rapport à un mi-temps.
Exemple : le salarié travaille 15 heures par semaine. Si l’employeur décide d’une « prime transport » à hauteur de 50€ par mois, la prise en charge sera égale à : 50 × 50 % × 15/17,5 = 21,43 €.
Prime transport
- Prise en charge de tout ou partie des frais de carburant ou des frais d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride
rechargeable ou hydrogène.
Conditions
- Salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel car le lieu de résidence/travail est hors Île-de-France et/ou
du périmètre de transport urbain OU les horaires de travail nécessitent obligatoirement son utilisation. A titre
exceptionnel, en 2024, cette prise en charge est possible même si ces critères d’éligibilité ne sont pas satisfaits. - Décision unilatérale de l’employeur (DUE) : à rédiger (montant, les modalités, critères d’attribution de la
prise en charge). - Justificatif : l’employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge et être en mesure de
présenter la photocopie du certificat d’immatriculation (carte grise) du véhicule.
Dans la limite de :
- 400 € par an et par salarié (frais de carburant),
- 700 € par an et par salarié (frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ouhydrogène).
Forfait mobilités durables
Prise en charge de tout ou partie des frais engagés par le salarié pour se rendre au travail avec des modes de transports alternatifs à la voiture individuelle : vélo (avec ou sans assistance électrique), covoiturage (en tant que conducteur ou passager), engins de déplacement personnels (motorisés ou non) en location ou en libre service (ex: scooter, trottinette électriques…), auto partage avec des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes, titres de transports en commun (hors abonnement).
Conditions
- Décision unilatérale de l’employeur (DUE) : à rédiger (montant, modalités, critères d’attribution de la prise en charge).
- Versement :
– sous forme d’allocation forfaitaire,
-sur justificatif : attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement, à renouveler chaque années.
Exonération de charges sociales : dans la limite de 700 € par an et par salarié.
Indemnités kilométriques (IK)
Prise en charge des frais inhérents au trajet domicile-lieu de travail en versant une indemnité kilométrique pour voiture ou deux-roues à moteur, dans les même conditions que celles définies pour les frais d’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.
Conditions
- Salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel (difficultés d’horaires ou inexistence des transports en commun).
- Justificatif :
– l’employeur doit pouvoir apporter des justificatifs sur : le moyen de transport utilisé, la distance domicile/lieu de travail, à la puissance fiscale du véhicule et au nombre de trajets effectués chaque mois ;
– le salarié doit en attester qu’il ne transporte aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.
Exonération de charges sociales
- Dans les limites fixées par le barème kilométrique fiscal : sans justificatif du montant des dépenses effectivement engagées ;
- au-delà de ces limites : si l’employeur justifie de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet.
Dans tous les cas
- l’employeur doit se faire communiquer les éléments justifiant la prise en charge ;
- la prise en charge doit figurer sur le bulletin de salaire.
A noter :
Prime de transport de 4 € : applicable sans justificatif, pour tous les salariés et quel que soit le mode de transport utilisé (sauf si le recours à un moyen de transport n’est pas justifié). Mensuelle, elle vient en déduction des prises en charge mentionnées ci-dessus (pas de cumul).
Frais de parking : possibilité de prise en charge de ces frais de parking sur la base du tarif le plus économique (exonérée de cotisations sociales sous certaines conditions).
Voir également la fiche pratique “Frais de transport domicile/lieu de travail des salaries – prise en charge obligatoire”.
